Funktionen von Kennzahlen

Kennzahlen und Key Performance Indicators (KPI) nehmen in der Produktion eine wichtige Rolle ein. Sie geben einen schnellen Überblick über die aktuelle Leistungsfähigkeit, die Weiterentwicklung und die Zielerreichung. In diesem Beitrag wollen wir uns noch einmal genauer damit befassen, welche Funktionen Produktionskennzahlen und KPIs haben und wie sie in der Produktion wirken können und sollen.

Die Funktion von KPI allgemein und Produktionskennzahlen im Besonderen können in fünf Kategorien eingeteilt werden. Auf diese gehen wir jetzt genauer ein.

Operationalisierungs­funktion von KPI: Zielvereinbarung und Zielerreichung

Operationalisierung bedeutet, Ziele und Aussagen in messbar zu machen. Dies ermöglicht es andere erst, diese Ziele angemessen zu verstehen und entsprechende Handlungen abzuleiten.

Dadurch dass Ziele mit Kennzahlen hinterlegt werden, können untergeordnete Stellen zweifelsfrei verstehen, welche Aussage hinter qualitativen Zielen steht. Anhand der Formulierung SMARTer Ziele wird die Operationalisierungsfunktion von Kennzahlen explizit einbezogen. SMART steht hier für die Anforderungen an Ziele, die

• Spezifisch,
• Messbar,
• Akzeptiert,
• Realistisch und
• Terminiert

sein sollen. Hier erkennt man bereits, dass Messbar ein wichtiger Faktor bei der Zielvereinbarung ist. Wenn Ziele anhand von Kennzahlen vereinbart werden, führt dies dazu, dass die Ziele für alle Beteiligten deutlicher sind und die Ziele werden häufiger erreicht.

Wenn der Termin der Zielsetzung erreicht ist, werden die Kennzahlen bzw. KPIs dafür genutzt, die Zielerreichung zu bewerten. Bei geeigneter Wahl der KPI und einer digitalen Bereitstellung gelingt dies relativ einfach und schnell.

Vorgabefunktion: Lenkung durch Kennzahlen

Die Strategie eines produzierenden Unternehmens ist häufig von vielen unterschiedlichen Faktoren abhängig. Beispielhafte Ziele innerhalb der Strategie könnte sein, den Umsatz innerhalb der nächsten zwei Jahre um 20% auf 60 Mio. € zu steigern oder die Umsatzrendite innerhalb des nächsten Jahres auf 10% zu steigern. Aus diesen Zielen können unterschiedliche Aktionen abgeleitet werden. Der Vertrieb muss neue Kunden ansprechen und gewinnen, vielleicht soll eine zusätzliche Präsenz im Ausland aufgebaut werden oder ein neues Kundensegment erschlossen werden. Für die Produktion können sich ebenfalls unterschiedliche Ziele ableiten.

Für den Fall, dass der Umsatz gesteigert werden soll, ohne dass neue Produktionsstandorte aufgebaut werden oder die Preise der Produkte steigen, ist ein logischer Schluss, dass die Ausbringung der bestehenden Produktion um 20% gesteigert werden muss. Hier hat man bereits die erste Zielsetzung für die Produktion abgeleitet, die mit einer Kennzahl belegt werden kann. Die Produktion wird dann daran gemessen, inwieweit sie das Ziel 20% mehr Ausbringung zu erzeugen, umsetzt.

Die Produktionsverantwortlichen müssen nun das Produktionssystem analysieren und die Faktoren, die sie davon abhalten, dieses Ziel zu erreichen, identifizieren. Beispielsweise könnte eine Lackieranlage der Engpass des Produktionssystems sein. Dementsprechend werden hier messbare Ziele für die jeweilige Anlage definiert, die das übergeordnete Ziel erreichbar machen.

Durch dieses Herunterbrechen oder auch Kaskadierung der Zielsetzungen entstehen auf untergeordneten Ebenen konkrete Vorgaben für die Erreichung von strategischen Zielen. Wichtig ist, dass die Ziele SMART erstellt wurden und auf die jeweilige Situation im Unternehmen abgestimmt sind. Dann eignen sich Produktionskennzahlen und KPIs sehr gut, um die Qualität der Umsetzung zu steigern und damit die Strategie besser umzusetzen. Diese Lenkung der Zielsetzung auf die jeweils übergeordneten Ziele bezeichnet man als Vorgabefunktion der KPI.

Anregungsfunktion: Unregelmäßigkeiten schnell erkennen

Eine weitere wesentliche Funktion von Kennzahlen in der Produktion ist es, Maßnahmen anzuregen. Nicht umsonst fordern Managementsysteme wie das Qualitätsmanagement, das Arbeitsschutzmanagement oder das Energiemanagement, dass es Kennzahlen bzw. KPIs gibt und diese grundsätzlich überwacht werden. Sobald sich die Kennzahl außerhalb eines definierten Zielkorridors befindet, müssen entsprechende Maßnahmen ergriffen werden.

Häufig findet man auch, dass es bei Kennzahlen in der Produktion unterschiedliche Grenzen gibt, die in den Diagrammen gerne mit einem grünen, einem gelben und einem roten Bereich hinterlegt sind. Diese Grenzen nennen sich Eingriffsgrenzen.

Wenn nun der Ist-Stand einer Produktionskennzahl außerhalb der Grenzen liegt, so gilt es, die Ursache für diese Grenzüberschreitung zu analysieren und Gegenmaßnahmen zu definieren. Häufig sieht man, dass je nach Stärke der Abweichung unterschiedliche Eskalationsstufen in die Maßnahmen involviert sind. Beispielsweise kann bei einer Abweichung im gelben Bereich die Maßnahmen durch den entsprechenden Produktionsbereich definiert und verfolgt werden, im roten Bereich ist die Produktionsleitung einbezogen.

Produktionskennzahlen bzw. KPIs sind also ein entscheidender Faktor, um die Standards in der Produktion aufrecht zu erhalten und das Produktionssystem stabil und beherrscht zu gestalten.

Steuerungsfunktion: Prozesse anhand von KPI gestalten

Kennzahlen geben einen schnellen Überblick über den aktuellen Zustand der Produktion. Daher können Sie auch als Steuerungsgröße in die Prozesse eingehen. So können Kennzahlen über die Bestände und deren Verlauf Logistik- oder Einkaufsprozesse in Gang setzten, Kennzahlen über Ausfallhäufigkeiten können Wartungsarbeiten auslösen oder Problemlösungsprozesse in Gang setzen.

Im Gegensatz zur Anregungsfunktion werden bei der Steuerungsfunktion fest definierte Prozesse ausgelöst, um die jeweiligen Zielzustände wieder zu erreichen.

Kontrollfunktion: Annahmen durch Gewissheit ersetzen

Kein Unternehmen funktioniert ohne Planung. Zwar sind diese bei den Produktionsverantwortlichen häufig nicht beliebt, aber Pläne wie der Absatzplan, der Finanzplan oder der Liquiditätsplan sind elementarer Bestandteil des unternehmerischen Handelns und stellen die Fortführung des Geschäfts sicher.

Pläne unterliegen immer einer Großzahl von Annahmen, die zum Beispiel auf Basis der Vergangenheit getroffen werden oder die strategischen Ziele des Unternehmens widerspiegeln. Im Verlaufe der Umsetzung des Plans muss aber immer auf die aktuelle Situation reagiert werden. Dafür müssen die getroffenen Annahmen mit dem jeweiligen Ist-Stand der Kennzahlen abgeglichen werden.

In der Produktion findet man aber auch viele andere Prozesse, die durch Kennzahlen kontrolliert werden können. Zum Beispiel müssen Härteprüfmittel nach DIN EN ISO 6506 jeden Tag, an dem sie eingesetzt werden, mit einer Härtevergleichsplatte geprüft werden. Mit der Kennzahl "Dokumentierte Prüfungen pro Tag und Prüfmittel" können die Verantwortlichen schnell und einfach kontrollieren, ob diese Vorgabe eingehalten wird. Sie müssen also nicht mehr nur annehmen, dass die Vorgaben umgesetzt werden, sondern können dies einfach kontrollieren.

Zusammenfassung

Wir haben in diesem Beitrag die unterschiedlichen Funktionen, die Kennzahlen haben, aufgeführt und erklärt. Damit diese Funktionen auch bereitgestellt und genutzt werden können, müssen die Kennzahlen in der Produktion aber einerseits akzeptiert und anderseits verfügbar sein. Gerade in Bezug auf die Verfügbarkeit ermöglicht die Digitalisierung viele Möglichkeiten zur Schaffung dieser Voraussetzung.