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Anforderungen an Key Performance Indicators (KPI)

Avatar of getKPIgetKPI - 05. Mrz 2021 - Wissen, Key Performance Indikator

In einem früheren Beitrag haben wir uns mit den Funktionen von Key Performance Indicators (KPIs) in der Produktion beschäftigt. Damit die KPIs diese Funktionen aber erfüllen können, müssen sie bestimmten Anforderungen genügen. In diesem Beitrag stellen wir die fünf zentralen Anforderungen an KPIs vor, um einer nachhaltigen Verbesserung des Produktionssystems zu dienen.

Nachhaltig auf Erfolgskurs: Strategiebezug

Damit die KPIs den langfristigen Unternehmenserfolg unterstützen, müssen sie auch auf die strategischen Ziele des Unternehmens abgestimmt sein. Diese Anforderung hört sich zwar ziemlich offensichtlich an, doch werden in der Praxis häufig KPIs eingesetzt, die keinen Bezug auf die langfristigen Ziele des Unternehmens haben. Dadurch kann es leicht passieren, dass die Ressourcen zur Erhebung, Analyse und Überwachung der KPIs verschwendet werden und anderen Aktivitäten, die für den langfristigen Unternehmenserfolg besser geeignet sind, vernachlässigt werden.

Um sicherzustellen, dass die KPI auf die Unternehmensstrategie ausgerichtet sind und damit die Umsetzung der Strategie im Produktionssystem fördern, müssen die Zielsetzungen auf die jeweiligen Subsysteme heruntergebrochen werden. Dazu kann zum Beispiel die Methode Hoshin Kanri angewendet werden.

Zeigen, was ist: Objektivität

Damit die KPIs von den Betroffenen und Beteiligen akzeptiert werden, müssen sie die Realität in der Fertigung angemessen wiedergeben. Die KPIs dürfen nicht von subjektiven Einflüssen, Gefühlen oder Vorurteilen beeinflussbar sein. Ansonsten besteht die Gefahr, dass die Aussagen, die aus den KPIs generiert werden, grundsätzlich in Frage gestellt werden. Dies führt schnell dazu, dass sich Diskussionen darum drehen, ob die Leistung überhaupt richtig gemessen wurde und nicht, wie eine Verbesserung der Leistung erzielt werden kann.

Ein Mittel der Wahl, um die Objektivität von KPIs zu erreichen, ist es, mögliche Fehlerquellen bei der Erfassung zu minimieren. Dafür werden vor allem automatisierte Datenerfassungen von Messsystemen oder Maschinen eingesetzt. Ein weiteres Mittel, um die Objektivität von KPIs zu erreichen, ist, verbreitete Standards zur Leistungsmessung, wie zum Beispiel den OEE einzusetzen. Denn durch die weite Verbreitung und Diskussion dieser KPIs werden sie grundsätzlich objektiver eingeschätzt als individuell entwickelte KPIs.

Die Diskussion in Richtung Verbesserung lenken: Eindeutigkeit

Bei der Objektivität haben wir den Einsatz der KPIs im Rahmen von Verbesserungsprozessen und -projekten kurz thematisiert. Hier ist es vor allem wichtig, dass die KPIs die konstruktive Diskussion zur Verbesserung der Leistung fördern. Dabei ist die Eindeutigkeit der KPIs ein wesentlicher Einflussfaktor. Es muss den Beteiligten und Betroffenen klar sein, was der KPI misst und welche Aussagen er nicht zulässt. Ansonsten werden die KPIs und ihre Eignung, die Leistung überhaupt zu messen, in Frage gestellt. Daraus wird es wesentlich schwerer, Maßnahmen zur Verbesserung abzuleiten.

Ein wesentlicher Baustein für die Eindeutigkeit ist die Benennung des KPIs. Sie muss den Mitarbeiter:innen und Führungskräften ermöglichen, das Bezugssystem (z.B. eine Maschine, eine Produktionsabteilung) und die realen Bezugselemente, also die Vorfälle und Gegebenheiten, die mit dem Key Performance Indicator gemessen werden, schnell zu erfassen. Bei der Benennung können die Branchenstandards unterstützen, allerdings sollte der unternehmensspezifische Sprachgebrauch ebenso einbezogen werden. Dadurch erhöht sich die Identifikation der KPI als Teil des Unternehmens.

Die Anforderung der Eindeutigkeit bezieht sich aber nicht nur auf die Definition des KPIs, sondern auch auf die der gemessenen Leistung. Die Darstellung der KPIs hat großen Einfluss darauf, wie wir Menschen die dargestellten Zahlen wahrnehmen und interpretieren. So sollte vor allem auf die Nutzung von 3D-Animierten Diagrammen oder die vereinfachten Trend-Linien einer linearen Regression verzichtet werden. Beide erschweren es enorm, das Verhältnis und den Verlauf der KPI eindeutig zu erfassen und entsprechende Schlüsse zu ziehen. Zudem sollten Sie auf eine klare Farbgebung achten.

Veränderungen sichtbar machen: Sensitivität

Die Kennzahlen in der Produktion haben das Ziel, die Veränderungen sichtbar zu machen. Es ist auch hier eine offensichtliche Anforderung, aber damit dies erreicht werden kann, müssen die KPI auch auf Änderungen reagieren. Diese Sensitivität hat zwei Dimensionen - die zeitliche und die inhaltliche.

Die zeitliche Dimension der Sensitivität wird durch das Erfassungs- und Auswertungsintervall bestimmt. Damit aus den KPIs konkrete Maßnahmen abgeleitet werden und neues Wissen über die Zusammenhänge im Produktionssystem gewonnen wird, müssen die Ereignisse und die Auswirkung auf den KPI zeitlich nah genug beieinander liegen. Es hilft niemandem etwas, wenn man vier Wochen später feststellt, dass es eine besonders leistungsstarke oder -schwache Woche gab. Zu diesem Zeitpunkt kann niemand mehr nachvollziehen, was zu dem Ergebnis geführt hat. Auch eine zu starke Aggregation, zum Beispiel auf Wochen oder Monate, bewirkt, dass die Auswirkungen einzelner Ereignisse herausgemittelt werden.

Die Digitalisierung bietet hier die Möglichkeit, KPIs in Echtzeit zu analysieren beziehungsweise nach Ablauf der Bewertungsperiode abzubilden. Dafür müssen die Rohdaten durchgängig erhoben werden und die Auswertungen automatisiert werden.

Veränderungen in der realen Fertigung müssen auch immer in der Zahlenwelt widergespiegelt werden. Wenn zu viele Einflussfaktoren und potenzielle Änderungen einen Einfluss auf den KPI haben, so kann dies nicht sichergestellt werden. So können zum Beispiel positive Auswirkungen auf den OEE durch Veränderung von Schnittparametern an einer Säge durch lange Ausfallzeiten im gleichen Zeitraum zunichte gemacht werden, wenn nicht der Leistungs- und der Verfügbarkeitsfaktor betrachtet werden. Dieser Umstand ist die inhaltliche Sensitivität, die ein KPI haben muss.

Kontinuierliche Verbesserung fördern: Beeinflussbarkeit

Damit sich innerhalb des Produktionssystems eine Kultur der nachhaltigen Verbesserung und selbststeuernder Systeme etabliert, müssen die Mitarbeiter:innen einzelner Produktionseinheiten verstehen, wie ihre Handlungen mit der Leistung zusammenhängen und wie sie die Leistung beeinflussen können. Die Beeinflussbarkeit hängt eng mit der Sensitivität des KPIs zusammen.

Nichts ist frustrierender, als an Kennzahlen gemessen zu werden, von denen man nicht weiß, wie man sie beeinflussen kann. Wenn ein unbeeinflussbarer KPI zufällig ein gutes Ergebnis anzeigt, wird man zwar gelobt. Allerdings hat man meist nicht das Gefühl, dass dieses Lob gerechtfertigt ist und - was für die langfristige Leistung der Produktion noch schlimmer ist - kann man das gute Ergebnis nicht reproduzieren. Und bei Kritik, die als ungerechtfertigt wahrgenommen wird, schwindet die langfristige Motivation enorm.

Um die Sensitivität und die Beeinflussbarkeit zu erreichen, ist es sinnvoll, die Zielsetzungen und KPIs in unterschiedliche Ebenen aufzuteilen, die in etwa den Hierarchiestufen im Produktionssystem entspricht. So wird das eher langfristig ausgerichtete Produktionsmanagement an wöchentlich oder monatlich aufgelösten KPIs gemessen, die Leistung in einzelnen Arbeitssystemen anhand schichtbezogener, auf aktuell fokussierte Einflussfaktoren ausgerichtete Kennzahlen bewertet.

Zusammenfassung

Damit die Key Performance Indicators in der Produktion ihre Funktionen erfüllen können und langfristig den Unternehmenserfolg unterstützen, müssen sie diesen Anforderungen gerecht werden:

  • Strategiebezug
  • Objektivität
  • Eindeutigkeit
  • Sensitivität
  • Beeinflussbarkeit

Wir haben in diesem Beitrag aufgezeigt, aus welchen Gründen diese Anforderungen erfüllt sein müssen und wie man diese bei der Gestaltung der KPI berücksichtigen kann.

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